Configurar contribuyente y facturación electrónica (Ecuador)

Objetivo de esta guía

Para habilitar la emisión de facturas electrónicas autorizadas por el Servicio de Rentas Internas (SRI) de Ecuador dentro de Coder Gym, es necesario completar la configuración inicial de tu perfil fiscal.

Esta guía te guiará paso a paso en el registro del contribuyente, la carga de la firma electrónica y la configuración de las series y puntos de emisión.

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Requisitos Previos

Antes de comenzar en el sistema, asegúrate de contar con los siguientes elementos:

1. RUC Activo: El número de Registro Único de Contribuyentes (RUC) de la persona natural o jurídica emisora.
2. Firma Electrónica válida: Archivo digital con extensión .p12 (no tipo token físico USB, sino archivo digital) y su contraseña de importación.
3. Punto de Emisión habilitado en el SRI: Debes ingresar al portal SRI en Línea y registrar el establecimiento y punto de emisión correspondientes.

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Paso a paso para la configuración

1) Registrar el Contribuyente

El primer paso es registrar la información fiscal básica del emisor en la App de Administración.

1. Inicia sesión en la App de Administración con un usuario administrador o propietario.
2. En el menú lateral izquierdo, ve a la sección FACTURACIÓN ELECTRÓNICA y selecciona Firmas y certificados.
3. Verás una pantalla indicando que no hay un contribuyente configurado. Haz clic en el botón + Crear contribuyente.
4. Completa la información del formulario:
   • RUC: Digita los 13 dígitos de tu RUC. El sistema intentará consultar el nombre o razón social en línea.
   • Razón Social: Nombre legal de la empresa o persona natural tal como consta en el RUC.
   • Nombre Comercial: El nombre de marca de tu gimnasio.
   • Obligado a llevar contabilidad: Marca esta casilla según corresponda a tu estado tributario actual.
   • Dirección Matriz: La dirección principal registrada en tu RUC.
5. Presiona Guardar para registrar el contribuyente.

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2) Subir la Firma Electrónica

Una vez creado el contribuyente, el sistema requiere tu certificado digital para firmar los comprobantes (XMLs) antes de enviarlos al SRI.

1. En la misma sección de Firmas y certificados, verás el perfil de tu contribuyente creado.
2. Localiza la pestaña o botón para configurar la Firma Electrónica (Firma y certificados).
3. Selecciona o arrastra tu archivo de firma electrónica con extensión .p12.
4. Ingresa la Contraseña exacta de la firma electrónica. Esta contraseña te la proporciona la entidad certificadora (ej. Security Data, Consejo de la Judicatura, ANF, Banco Central, etc.) al momento de adquirir la firma.
5. Guarda los cambios. El sistema validará que el archivo sea correcto y que la contraseña coincida.

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3) Configurar Series y Puntos de Emisión

Para generar comprobantes fiscales, debes definir una serie de facturación que combine el número de establecimiento y el punto de emisión.

Estructura de la Serie:
El formato es XXX-YYY donde:

• XXX es el código del Establecimiento (ej. 001).
• YYY es el código del Punto de Emisión (ej. 010).

Regla Crítica para el Punto de Emisión:

1. Punto de Emisión Nuevo: Debes configurar un punto de emisión que sea completamente nuevo y que no haya sido utilizado previamente en otros sistemas de facturación (física, electrónica o POS). Si usas un punto de emisión antiguo que ya tiene un historial de facturación en otro software, las secuencias chocarán y el SRI rechazará tus comprobantes debido a conflicto de folios y autorizaciones duplicadas.
2. Previamente Activo en el SRI: Antes de registrarlo en Coder Gym, este nuevo punto de emisión (ej. 002 o 010) debe estar creado, aprobado y activo en tu portal de SRI en Línea.

Pasos para registrar la serie en Coder Gym:

1. En la configuración del contribuyente, haz clic en Agregar Serie / Punto de Emisión.
2. Ingresa los 3 dígitos del Establecimiento (ej. 001).
3. Ingresa los 3 dígitos del Punto de Emisión nuevo (ej. 002).
4. Define el Secuencial actual de facturas (si es un punto de emisión nuevo, déjalo en 0 para que la primera factura emitida sea la 1. Si ya has facturado antes con este punto de emisión, ingresa el número de la última factura emitida para que la secuencia continúe con el siguiente número).
5. Opcional: Sube el logotipo que deseas que aparezca en el formato impreso (RIDE) de tus facturas.
6. Haz clic en Guardar.

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Verificación

Una vez configurados estos tres elementos (Contribuyente, Firma Electrónica y Serie), tu sistema estará listo para facturar.

• Para realizar una prueba, puedes ir a la sección de Ventas o Membresías, registrar un cobro y seleccionar la opción de generar factura electrónica en borrador.
• Verifica que el número de factura empiece con tu nueva serie (ej. 001-002-000000001) y envíala a autorizar.

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Preguntas Frecuentes

¿Puedo usar el punto de emisión 001 si ya facturo en otra plataforma o con facturas físicas?

No. Si usas un punto de emisión que ya tiene uso, las firmas electrónicas intentarán emitir con secuencias que el SRI detectará como ya procesadas o inconsistentes con el histórico. Siempre crea un nuevo punto de emisión (como 002, 005, etc.) en el SRI exclusivamente para Coder Gym.

¿Qué pasa si mi firma electrónica expira?

Simplemente debes renovar tu firma con tu proveedor autorizado, descargar el nuevo archivo .p12 y subirlo en la sección de Firmas y certificados reemplazando el archivo anterior con la nueva contraseña.